Menyingkap 10 Tugas Utama Seorang Sekretaris: Tidak Semudah yang Dikira!

SMK WIKRAMA BOGOR - Pekerjaan seorang sekretaris sering dianggap sepele oleh sebagian orang. Mereka berpikir bahwa menjadi sekretaris hanya berarti mencatat dan memfotokopi dokumen. Namun, dalam kenyataannya, tugas seorang sekretaris jauh lebih kompleks dan membutuhkan keterampilan khusus yang tidak dimiliki oleh semua orang.

 

1. Mengatur dan Mencatat Hasil Rapat : Sekretaris memiliki peran penting dalam mengatur dan mencatat hasil rapat. Mereka bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat, menerima agenda rapat, membuat minutes of meeting (MOM), dan memastikan keputusan rapat dilaksanakan.

 

2. Melakukan Pencatatan Administrasi : Seorang sekretaris bertanggung jawab atas pencatatan administrasi, termasuk mencatat aktivitas organisasi, memastikan kontak karyawan dan manajer selalu terupdate, mengarsipkan notulen dan laporan, serta menyiapkan berbagai dokumen.

 

3. Komunikasi ke Berbagai Pihak : Kemampuan komunikasi adalah hal penting bagi seorang sekretaris. Mereka harus berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari manajer dan karyawan hingga pihak eksternal, dan terkadang juga berperan sebagai penengah komunikasi.

 

4. Memastikan Persyaratan Hukum : Sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memastikan dokumen-dokumen perusahaan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan terhindar dari pelanggaran hukum.

 

5. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor : Di beberapa perusahaan, sekretaris juga bertanggung jawab atas persediaan perlengkapan kantor, termasuk mencatat kebutuhan dan mengurus pembelian perlengkapan.

 

6. Melakukan Supervisi Terhadap Staf dan Karyawan Baru : Sekretaris membantu dalam mengimplementasikan prosedur baru dan melakukan supervisi terhadap karyawan baru untuk membantu mereka mengembangkan keterampilan dan beradaptasi dengan lingkungan kerja.

 

7. Mengorganisir dan Menyampaikan Pesan : Seorang sekretaris bertugas mengorganisir dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan, yang membutuhkan kemampuan analisis dan organisasi yang baik.

 

8. Mengatur Jadwal : Sekretaris sering kali bertanggung jawab atas pengaturan jadwal, baik untuk tim di departemen maupun untuk para eksekutif, termasuk mengatur appointment dan mengingatkan tentang jadwal konferensi atau rapat.

 

9. Menyambut Tamu Bisnis dan Klien : Ketika ada tamu bisnis yang datang, sekretaris berperan sebagai tuan rumah dan membantu mereka merasa nyaman, yang juga mencerminkan citra positif perusahaan.

 

10. Membantu Eksekutif dalam Tugas-tugas Kecil : Sekretaris membantu eksekutif dalam berbagai tugas, seperti mengorganisir laporan dan menyiapkan presentasi, sehingga membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

 

Demikianlah sepuluh tugas utama seorang sekretaris yang menunjukkan kompleksitas pekerjaan ini. Jika Anda tertarik untuk mengeksplorasi karier sebagai sekretaris, Glints menyediakan berbagai lowongan yang sesuai dengan kebutuhan dan minat Anda. Yang penting, siapkanlah keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan ini!

 

Sumber : https://glints.com/id/lowongan/tugas-sekretaris/